Забыли пароль?
Регистрация
Вопрос
Как правильно сдать личные дела в архив, чтоб у работников не было проблем при выходе на пенсию?
Предприятие ликвидируется. Нам необходимо прекратить трудовые договора с работниками и принять их в новое предприятие.


Ответы экспертов
Ответов: 175
11.12.2018

При ликвидации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в архив, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. В случае необходимости упорядочения архивных документов на стадии  ликвидации упорядочение организуется ликвидационной комиссией (п.32 Положения, прил.№1 к ПКМ №101 от 05.04.2012г.).

Ликвидационные комиссии могут самостоятельно осуществить экспертизу и  отбор дел для передачи на  хранение в архив.

К экспертизе документов можно, а при отсутствии опыта в данной работе - нужно привлекать работников архивных учреждений, прошедших аттестацию и получивших соответствующее свидетельство о профессиональной компетентности. Организации (ликвидационные комиссии) вправе заключать договора с архивами на экспертизу и передачу им на хранение документов длительного хранения, в том числе и личные дела уволенных сотрудников.

Обеспечить полноту сведений, предоставляемых архивами гражданам при оформлении пенсии, возможно при полном и грамотном комплектовании всех документов для сдачи  на архивное хранение:

• личных дел работников

• приказов по личному составу

• финансовых документов по начислению и  выплате заработной платы работникам, удержанию всех налогов.

В личное дело каждого работника  входят копии всех документов, требуемых  при приеме на работу (ст.80 ТК), за исключением трудовой книжки, подлинник которой хранится  в организации до момента прекращения трудового договора с сотрудником по особым правилам учета и хранения. В настоящее время в личных делах хранятся копии ИНН и ИНПС сотрудников, без которых невозможны налоговые и пенсионные отчисления.

После оформления приема на работу  личное дело дополняется:

• первым экземпляром трудового договора, в процессе работы – дополнительными соглашениями к трудовым договорам;

• личной карточкой Формы Т-2 (пп. 2.3 и 3.1. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек). Эта карточка отображает все анкетные (личные) данные  сотрудника, а так же показывает всю его трудовую деятельность в данной организации: перемещения (переводы), использование  отпусков (трудовых, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за детьми до 2-х или 3-хлетнего возраста),  проведение аттестаций, повышение квалификации.  В процессе трудовой деятельности в карточку Т-2 вносят дополнения и изменения, всегда можно определить, на основании каких документов они внесены, что в дальнейшем облегчает поиск архивных документов и подтверждение тех или иных моментов деятельности работника. Личная карточка Формы Т-2 является основой личного дела сотрудника.

Личные дела всех сотрудников, в том числе и ранее уволенных хранятся в  организации до момента их сдачи в архив.

Особое внимание хотелось бы обратить на соответствие или различие паспортных данных работников данным, указанным на различных документах, хранящихся в личном деле.

Данная проблема, к сожалению, до  конца не урегулирована. В настоящее время в личных делах имеются документы, выданные еще по паспортам старого образца или паспортам бывшего СССР.  В итоге в личном деле хранится  копия паспорта работника на латинице в соответствии с грамматическими требованиями написания на узбекском языке, дипломы об образовании – на кириллице в соответствии с требованиями написания на русском языке. При рождении фамилия работника на основании  свидетельства о рождении могла иметь буквы («ь», «ъ», «ы»  и др.), которые не употребляются в узбекском. В итоге фамилии, имена и отчества работников зачастую не только пишутся иначе, но и теряют смысл. А это затрудняет работу архивных органов по поискам документов.

Рекомендуем, в таких случаях, при приеме на работу, изменении персональных данных работников, кадровикам внимательно отнестись к данной проблеме и, для доказательств принадлежности документов одному лицу, вкладывать в личные дела дополнительно  копии свидетельств о рождении работников.

Если делопроизводство в организации ведется на русском языке или применяется в написании узбекского текста шрифт  «кириллица»,  рекомендуем в приказах указывать паспортные данные работников так,  как ведется делопроизводство, чтобы не нарушать стилистических оборотов речи, а в скобках, в именительном падеже, указывать фамилию, имя и отчество сотрудника на латинице, как  в паспорте. Таким же образом,  вписывать данные о Ф.И.О. в текст трудового договора и реквизитные данные сотрудника.

Ответы экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений. Пользование этим сервисом осуществляется по правилам, с которыми Вы согласились, задавая вопрос на сайте. Просмотр всех вопросов и ответов открыт в свободном доступе.
Ответы актуальны на дату публикации.

Похожие вопросы
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 71) 200-00-90. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2018 г. Все права защищены.
18+
Яндекс.Метрика