Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации, учреждения, объединения, предприятия (далее - организации) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (пункт 1 Инструкции о служебных командировках в пределах Республики Узбекистан, МЮ N 1268 от 29.08.2003 г.).

Для направления работника в служебную командировку руководителем организации издается приказ и утверждается план-задание на поездку (пункт 6.1 Порядка выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан, МЮ № 932 от 05.06.2000 г.).

Исходя из выше изложенного план-задание на командировку должен иметь «производственную необходимость». Если руководитель едет повышать квалификацию по специальности, не относящейся к деятельности Вашего предприятия, то даже если расходы на командировку будут оформлены правильно, то командировочные расходы будут являться доходом руководителя, облагаемым НДФЛ, и невычитаемыми расходами по налогу на прибыль для предприятия. Последствия выезда руководителя организации в командировки при отсутствии доказательств их производственной необходимости подробно описаны в газете «Норма» N 38 от 24 сентября 2013 г.

В случае, если повышение квалификации связано непосредственно с деятельностью предприятия, например, изучение иновационных методов управления (менеджмента) в связи с началом производства новой продукции, такая командировка принесет экономическую выгоду предприятию, а значит командировочные расходы (в пределах установленных норм) не будут являться  доходами руководителя по пункту 7 части 2 статьи 171 НК РУз и будут вычитаемыми расходами по пункту 14 статьи 145 НК РУз.

Чтобы обосновать правомерность выезда руководителя в командировку необходимо следующее:

Так как руководитель несет отвественность за финансово-хозяйственную деятельность перед учредителями (наблюдательным советом) предприятия целесообразнее уведомить учредителей (наблюдательный совет) о целях, задачах, дать экономическое обоснование командировки. Руководителю получить потверждение (одобрение) в письменной форме о целесообразности и производственной необходимости командировочных расходов.

Далее оформление командировки производится на основании Порядка выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан (МЮ 05.06.2000 г. N 932, далее по тексту Порядок).

К командировочным расходам относятся:

- суточные расходы;

- расходы на проживание (по найму жилья);

- транспортные расходы (кроме такси);

- представительские расходы;

- непредвиденные расходы;

- другие командировочные расходы, подлежащие возмещению (пункт 1.2 Порядка).

В случаях, когда работники, выезжающие в служебную командировку за границу, обеспечиваются в стране пребывания за счет принимающей стороны бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% (на прочие расходы) от норм суточных. Когда принимающая сторона, помимо бесплатного питания, обеспечивает работника средствами на личные нужды, то направляющая сторона суточные не выплачивает (пункт 2.4. Порядка).

Суммы расходов на питание и другие личные услуги (мини-бары, кабельное телевидение, стирка и глажение одежды и др.), в том числе включенные в счета за проживание (наем жилого помещения), оплачиваются командированным лицом за счет суточных и возмещению не подлежат

(пункт 3.4. Порядка).

При условии, когда принимающая сторона предоставляет бесплатно жилое помещение либо выплачивает соответствующую денежную компенсацию за его наем, выплата командированному лицу средств на проживание (наем жилого помещения) не производится (пункт 3.5 Порядка).

Непредвиденные расходы включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в размере фактически произведенных затрат (пункт5.4 Порядка).

Помимо расходов по проезду, проживанию (найму жилого помещения), оплаты суточных, представительских и непредвиденных расходов, возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:

- по получению виз;

- по временной прописке в странах СНГ;

- по уплате сборов (процентов) при покупке или продаже иностранной валюты в стране пребывания;

- оплата за провоз багажа до 30 кг (сверх нормы бесплатного провоза багажа на том виде транспорта, которым следует работник);

- аэропортовские, страховые (только те виды страхования, которые являются обязательными для въезда в страну назначения), таможенные и комиссионные сборы (при проведении выставок, презентаций, конференций и гастролей);

- регистрационные сборы участников конференций;

- по оплате услуг платных стоянок, приобретению автобензина, транспортировке груза (только для командированных водителей);

- обслуживание через зал "VIP" в странах СНГ для выезжающих по решениям (распоряжениям, постановлениям) Кабинета Министров Республики Узбекистан.

При отсутствии подтверждающих документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются (пункт5.5 Порядка).

После окончания командировки руководитель обязан предоставить авансовый отчет по командировке. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию организации не позднее 3-го рабочего дня после возвращения из командировки в той валюте, в которой был получен аванс (пункт 7.1 Порядка).

Надо отметить, что в Вашем случае все выше перечисленные расходы будут оплачиваться предприятиям по предоставленным договорам. Таким образом, если руководитель обоснует экономическую выгоду и производственную необходимость по командировке, он должен будет предоставить только обоснование(документы) к оплаченным суммам по договорам. Ему даже суточных выплачивать не надо, так как питание, проживание, транспорт, визы и страховка уже будут оплачены предприятием.