Забыли пароль?
Регистрация
Вопрос
1. Каким образом должны документально оформляться операции с корпоративной карты по оплате представительских расходов? 2. Как правильно документально оформить возмещение сотрудникам расходов, понесенных в пользу компании? Какие налоговые последствия и риски могут возникать в обоих случаях?
1.Представители нашей компании периодически оплачивают обеды и ужины с партнерами с корпоративной карты, также мы оплачиваем CIP-hall для гостей нашей компании, прилетающих из-за рубежа. 2.В отдельных случаях, когда нет корпоративной карты, сотрудники компании оплачивают за свой счет некоторые расходы в пользу компании за услуги сторонних организаций (услуги связи, распечатки визиток и прочей документации, услуги копирования и т.д.). Возникает необходимость возмещения данных расходов. Примечание: расходы подтверждены только чеками об оплате


Ответы экспертов
Ответов: 227
23.05.2017

1.Порядок использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами регулируется Положением (рег. МЮ № 1470 от 18.04.2005 г.).

Типовых форм первичных документов по представительским расходам законодательством не предусмотрено. Однако предприятие вправе разработать и утвердить их в своем документообороте. При этом они должны содержать сведения о дате, сумме, характере операции и идентифицировать ее участников (ст.22 НК).

Расходы предприятия по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания органов управления и контроля налогоплательщика относятся к представительским расходам. Это расходы на проведение официального приема, транспортное обеспечение, питание и проживание указанных лиц, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика (п.11 ст.145 НК).

Расходами налогоплательщика (включая представительские) являются обоснованные и документально подтвержденные расходы, оформленные в соответствии с законодательством и (или) учетной политикой налогоплательщика (ст.141 НК).

Для подтверждения обоснованности расходов оформляется приказ (решение) руководителя, утвержденная программа и смета расходов. В приказе должно быть назначено ответственное лицо за организацию мероприятия, которому выдается  под отчет корпоративная пластиковая карта. Согласно утвержденной руководителем программе составляется ориентировочная смета расходов. В программе отражаются дата и место проведения мероприятия, количество участников и приглашенных лиц, трансфер, услуги по проживанию и питанию, меню и др.

По окончании мероприятия по представительским расходам ответственное лицо - держатель корпоративной банковской карты обязан не позднее 10 дней со дня получения корпоративной банковской карты представить в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах (п.7, рег. МЮ № 1470 от 18.04.2005 г.). К нему должны быть приложены первичные подтверждающие документы: оригиналы квитанций терминалов с приложением счетов по оказанным услугам, товарных счетов, приглашения и письма, копии билетов и документов, подтверждающих личность приглашенных иностранных лиц и другие документы. Отчет подписывается подотчетным лицом и утверждается руководителем.

Налоговые последствия

Представительские расходы не являются доходом конкретных физических лиц, проводящих и участвующих в данных мероприятиях, соответственно, не облагаются НДФЛ (п.4 ч.2 ст.171 НК).

Для предприятий-плательщиков налога на прибыль предусмотрена норма по представительским расходам. Так, расходы в пределах 1% от объема выручки от реализации продукции (работ, услуг), включая НДС и акцизный налог, вычитаются из налогооблагаемой прибыли (п.11 ст.145 НК). Сверхнормативные расходы не подлежат вычету при определении налогооблагаемой прибыли (п.3 ст.147 НК).

2.Необходимо заявление работника о возмещении (компенсации) фактически понесенных расходов и отчет с приложением подтверждающих документов.

Такие действия сотрудников не вписываются в нормы трудового законодательства. Сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для оплаты нужд предприятия ему не выдавались, речь идет о возмещении понесенных им расходов.

Это, скорее, гражданско-правовые отношения, а именно - совершение действий в чужом интересе другого лица без его поручения (гл.47 ГК).

Обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу (предприятию), в интересах которого она совершена с момента одобрения им этой сделки, если другая сторона не возражает против такого перехода. При переходе обязанностей по такой сделке к лицу (предприятию), в интересах которого она была заключена, последнему должны быть переданы и права по этой сделке (ст.828 ГК).

Таким образом, как только руководитель предприятия одобрит действия сотрудников по заключению сделки, обязанности и права по ней перейдут к предприятию. В вашей ситуации таким одобрением будет утверждение руководителем заявления работника о возмещении (компенсации) фактически понесенных расходов и отчета с приложением подтверждающих документов. Обязанность представления отчета работником, действовавшим в интересах предприятия, с указанием понесенных расходов предусмотрена ст.831 ГК. В заявлении необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет.

После одобрения сделки руководителем предприятия может производиться возмещение расходов сотруднику.

Налоговые последствия.

Если сотруднику возмещены понесенные в пользу компании расходы, налоговых последствий у него не возникает, так как он не получает экономическую выгоду. У предприятия отражаются расходы по оплате приобретенных товаров, услуг.

Если предприятие не возместит сотруднику понесенные им расходы, у него появляется прочий доход, включаемы в налогооблагаемую базу по ЕНП или налогу на прибыль в зависимости от системы налогообложения предприятия.

Ответы экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений. Пользование этим сервисом осуществляется по правилам, с которыми Вы согласились, задавая вопрос на сайте. Просмотр всех вопросов и ответов открыт в свободном доступе.
Ответы актуальны на дату публикации.

Сайт разработан в ООО «NORMA ONLINE», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 26.02.2016г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 71) 200-00-90. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
Все товары, подлежащие обязательной сертификации, сертифицированы; лицензируемые услуги – лицензированы.
© ООО «NORMA ONLINE», 2007-2017 г. Все права защищены.
Яндекс.Метрика