Забыли пароль?
Регистрация
Вопрос
Как правильно принимать и списывать трудовые книжки?
В 2016 году были приобретены трудовые книжки и списывались по мере увольнения сотрудников, на которых они были приобретены.


Ответы экспертов
Ответов: 92
13.02.2018

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших на предприятии свыше пяти дней, за исключением совместителей.

Бланки трудовых книжек приобретаются организацией по договору купли-продажи у органа по труду (Центр содействия занятости) по месту регистрации работодателя. Организация до заключения договора направляет в орган по труду заявление, в котором указывает данные о сотрудниках, которым необходимо выдать трудовые книжки, копии приказов о приеме на работу данных сотрудников (п. 1.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, рег.МЮ от 29.01.1998 г. № 402). Далее, организация по доверенности получает в отделе по труду заказанное и оплаченное количество трудовых книжек вместе со счетом-фактурой, который передается в бухгалтерию и данное количество трудовых книжек приходуется в бухгалтерском учете.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности(п. 1 р. V прил. к Положению утв. ПКМ от 25.07.2000 г. № 283).

Бухгалтерия ведет книги приема и расхода трудовых книжек

В книгу приема вносятся следующие данные:

  • дата приобретения бланков трудовых книжек;
  • наименование органа по труду, от которого получены бланки трудовых книжек;
  • дата и номер договора купли-продажи трудовых книжек;
  • количество поступивших бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием их серий и номеров;
  • стоимость бланков.

В книгу расхода вносятся следующие данные:

  • дата выдачи бланков кадровой службе (ответственному за учет трудовых книжек лицу);
  • количество выданных кадровой службе (ответственному за учет трудовых книжек лицу) бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием их серий и номеров;
  • Ф.И.О. работника кадровой службы (ответственного за учет трудовых книжек лица);
  • стоимость выданных бланков (абз.5 п.6.1 Инструкции № 402).

При выдаче новой трудовой книжки или дубликата работодатель вправе взимать с работника плату в размере до 10 процентов минимальной заработной платы (п.5.1 Инструкции N 402).

В бухгалтерском учете расходы по приобретению и списанию трудовых книжек отражаются следующим образом:

 

Дебет

Кредит

Перечислен аванс по приобретению Трудовых книжек для принятых работников

4310 "Авансы выданные поставщикам"

5110 "Расчетный счет"

Зачет аванса

6010 "Счета к оплате  поставщикам

и подрядчикам"

4310 "Авансы выданные поставщикам"

Учет поступивших трудовых книжек на баланс

 

1090  "Прочие материалы"

 

6010 "Счета к оплате

 поставщикам и подрядчикам"

Списание стоимости трудовых книжек с учета

9220 " Выбытие прочих активов"

1090  "Прочие материалы"

Отражены расходы на приобретение трудовых книжек:

 

 

- на сумму, возмещаемую работником (не более 10% МРЗП)

4790 "Прочая задолженность персонала"

9220 "Выбытие прочих активов"

- на оставшуюся сумму

9430 "Прочие операционные расходы"

Удержана из заработной платы работника сумма возмещения за трудовую книжку

6710 "Расчеты с персоналом

по оплате труда"

4790 "Прочая задолженность персонала"

 

Учет трудовых книжек при передаче в кадровую службу (забалансовый учет)

006 "Бланки строгой отчетности"

 

 

Списание с забалансового учета  трудовых книжек при увольнении работника

 

006 "Бланки строгой отчетности"

Кадровая служба (отдел кадров), а если данное подразделение в организации не создано, то - ответственное лицо, назначенное работодателемобеспечивает хранение и ведет учет трудовых книжек в другой книге – книге  учета трудовых книжек (абз.6п.6.1 Инструкции№ 402).

Трудовые книжки должны храниться в сейфах либо несгораемых шкафах в отделе кадров или у лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, по основному месту работы (п.1.6 Инструкции N 402).

При прекращении с работником трудового договора, в книге ведения учета трудовых книжек, работнику при получении трудовой книжки необходимо поставить дату и подпись, удостоверяющую факт передачи ему трудовой книжки(абз.4 п. 3.1 Инструкции № 402).

Трудовые  книжки, своевременно не полученные работниками при увольнении, хранятся в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. Невостребованные трудовые  книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены вустановленном порядке (п. 5.2 Инструкции№ 402).

С 1 января 2019 г. вводится порядок, согласно которому поступающим на работу впервые трудовые книжки в бумажном виде выдаваться не будут. Для учета места работы и периодов уплаты страховых взносов предусмотрено внедрение системы "Электронная трудовая книжка" и ведение записей в электронном формате на основе ИНН и ИНПС граждан. Записи в имеющихся у граждан трудовых книжках будут поэтапно переводится в электронный формат (п. 6 № УП-5052 от 24.05.2017г.). 

Ответы экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений. Пользование этим сервисом осуществляется по правилам, с которыми Вы согласились, задавая вопрос на сайте. Просмотр всех вопросов и ответов открыт в свободном доступе.
Ответы актуальны на дату публикации.

Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 26.02.2016г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 71) 200-00-90. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
Все товары, подлежащие обязательной сертификации, сертифицированы; лицензируемые услуги – лицензированы.
© ООО «NORMA», 2007-2018 г. Все права защищены.
Яндекс.Метрика