Для отражения в бухгалтерском учете  покупки по КПК  чека терминала и накладной на приобретаемые товары (работ, услуг) бывает достаточно. Они признаются первичными документами (ст.22, ч.2 ст.141 НК, ст.14 Закона «О бухгалтерском учете»).

При этом, если покупатель является плательщиком НДС, который имеет право принять к зачету сумму НДС по приобретенным  товарам, то по данной накладной он не сможет этого  сделать.

Получатель товаров (работ, услуг) имеет право на зачет суммы НДС, уплаченного по фактически полученным товарам (работам, услугам), если имеется выставленный поставщиком счет-фактура или другой документ, представляемый в соответствии со ст.222 НК на полученные товары (работы, услуги), в котором выделен НДС (ст.218 НК).

Чек контрольно-кассовой машины с фискальной памятью, чек терминала в случаях реализации товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет признается документом, заменяющим счет–фактуру (п.2 ч.3 ст.222 НК).

Пластиковые банковские карточки являются средством безналичного расчета (п.106,107 рег.МЮ №2465 от 03.06.2013г.). Обратите внимание, с 1 ноября 2018 года осуществление безналичных расчетов с использованием корпоративных банковских карт между юридическими лицами, а также индивидуальными предпринимателями может производиться без заключения договоров купли-продажи, с выдачей инвойса (счета-фактуры), оформленного в соответствии со ст.222 НК.

Физическое лицо, которое погашает задолженность предприятия-покупателя перед вашим предприятием, может самостоятельно внести денежные средства на ваш расчетный счет.  

Оно также может внести деньги в кассу предприятия, если такая форма расчетов предусмотрена договором поручительства.

Расчеты между организациями, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке (п. 4, рег. МЮ № 2687 от 22.06.2015 г.). При погашении долга на основании договора поручительства физлицо не осуществляет предпринимательскую деятельность.

ККМ применяется при осуществлении торговли, выполнении работ или оказании услуг населению за наличный расчет (п. 2 прил. № 1 к ПКМ № 306 от 17.11.2011 г.). Так как погашение долга предприятия-покупателя физлицом не относится к таким операциям, то будет неправильно сдавать наличность в кассу магазина с оформлением чека ККМ.

Физлицо может внести деньги в счет погашения долга в кассу предприятия. Оформите на полученную сумму приходный кассовый ордер. Выдайте физлицу квитанцию от ПКО с подписями ответственного бухгалтера и кассира, заверенными печатью.

Сдайте наличность в банк, оформив объявление, в котором укажите, что сдается сумма погашенного долга на основании договора поручительства.