При отправке водителя в командировку необходимо подписать акт приема-передачи корпоративной карты в иностранной валюте, с указанием остатка денежных средств на ней. Также между предприятием и водителем должен быть подписан договор о материальной ответственности. По приезду водитель в числе других документов, должен представить авансовый отчет и все чеки(квитанции, счета-фактуры и  др.документы), полученные во время командировки.

С оформлением документов и учетом командировочных расходов (расходы на проживание, суточные) зарубеж можете ознакомиться здесь:

https://gazeta.norma.uz/publish/doc/text139760_zagrankomandirovka_oformlyaem_pravilno?paper=ntv

https://gazeta.norma.uz/publish/doc/text139981_zagrankomandirovka_oformlyaem_pravilno1?paper=ntv

или здесь:

https://nrm.uz/contentf?doc=535990_komandirovki_za_rubej_(ntv_n_11_ot_13_marta_2018_g_)&products=12_umnaya_podshivka

https://nrm.uz/contentf?doc=536210_komandirovki_za_rubej_(chast_2)_(ntv_n_12_ot_23_marta_2018_g_)&products=12_umnaya_podshivka

Автомобили, принадлежащие предприятиям, должны выходить на рейс с оформлением путевого листа. В путевом листе отражается фактический пробег автомобиля за каждый день. Также на каждый автомобиль предприятия должны быть утверждены нормы расхода топлива. Исходя из норм расхода топлива автомобиля и фактического пробега, исчисляется расход топлива, подлежащий списанию и его стоимость. Эта сумма подлежит включению в себестоимость оказанных услуг по международной перевозке.

Если сумма чеков за заправку автомобиля превышает расход топлива на основании данных путевого листа, разница подлежит возмещению водителем предприятию. Он может эти суммы внести в кассу или на расчетный счет предприятия, также с его согласия эту разницу можно удержать с зарплаты. Если окажется, что водитель, кроме денег на корпоративной карте, также потратил на покупку топлива, необходимого для осуществления деятельности, свои деньги, то предприятие должно возместить ему эти суммы, при наличии  подтверждающих  документов.

Необходимо учесть, что на время командировки за работником сохраняется среднемесячная зарплата. При этом работа в:

- ночное время оплачивается не ниже чем в полуторном размере (ст.158 ТК);

- в сверхурочное время, в выходные и праздничные дни оплачивается не ниже чем в двойном размере (ст.157 ТК).

1. Банковские карты юридических лиц в иностранной валюте могут использоваться в целях осуществления валютных операций неторгового характера за пределами территории Республики Узбекистан. Держатель корпоративной банковской карты обязан не позднее 10 дней со дня получения под отчет корпоративной банковской карты представлять в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных посредством корпоративных банковских карт средствах (п.19 Положения о правилах выпуска банковских карт и их обращения на территории Республики Узбекистан, рег. МЮ № 3294 от 03.04.2021 г.).

Вероятно, речь идет о командировке в Казахстан. При загранкомандировках также представляется авансовый отчет. Авансовый отчет об использовании средств, выданных на командировочные расходы, представляется в бухгалтерию организации не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки в той валюте, в которой был получен аванс. Окончательный расчет по результатам командировки производится по фактическим расходам, подтвержденным документально, с учетом установленных норм и доплат, по курсу Центрального банка Республики Узбекистан, на дату принятия авансового отчета. Курсовые разницы, возникшие от изменения курса национальной валюты Республики Узбекистан по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п.43 Положения о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан, рег.МЮ №2730 от 19.11.2015 г.). В вашей ситуации сотрудники не могли бы сформировать авансовый отчет в валюте КПК Visa (в Долларах США), т.к. у них на руках чеки в Казахтанских тенге. Но у вас также есть выписки банка, где отражено списание Долларов США.

В случае, если аванс на командировочные расходы выдан в долларах США, а расходы осуществлены в валюте страны командирования, авансовый отчет по фактическим расходам в валюте страны командирования принимается по курсу, подтвержденному соответствующими документами об обмене долларов США на валюту страны пребывания (п.45 Положения рег.МЮ №2730). Но исходя из смысла данного пункта, речь идет о случае, когда командированному выдается аванс в наличных Долларах США, а он обменивает на другую наличную иностранную валюту, при этом банк предоставляет курс обмена валюты. Т.к. ни у командированног сотрудника, ни у вашего предприятия нет обменного курса Казахстанского банка, которому принадлежит торговый терминал, Долларов США на Казахстанские тенге на дату осуществления расходов, применение положений настоящего пункта представляется невозможным.

В вашей ситуации расходы осуществлены с КПК Visa. Вышеупомянутые НПА не дают конкретного ответа признавать ли расходы в долларах США или Казахстанских тенге в данной ситуации. Поэтому следует исходить из бухгалтеркого суждения. Выбранное решение следует отразить в учетной политике предприятия.

Можно учитывать расходы командированного на дату авансового отчета в Казахстанских тенге, а фактические расходы предприятия пересчитывать в Доллары США, т.к. с банковского счета снимаются именно доллары США.

2. Бухгалтерский учет:

Далее исходя из курса ЦБ доллара США по отношению к узбекскому суму, суммы на счете 4220 переоцениваются в корреспонденции со счетами 9540 или 9620.

Командированный сотрудник 1 апреля 2024 года оплатил представил авансовый отчет, а бухгалтерия предприятия приняла его. В нем указаны расходы на проживание на 10000 Казахстанских тенге, а в выписке банка была отражена сумма списания 23 Долларов США. Нам важно определиться с бухгалтерскими проводками и с их суммами, поэтому не будем уточнять реальную стоимость аренды жилья или проживания в гостинице в Казахстане.

На 1 апреля 2024 года курс ЦБ РУз по отношению к узбекскому суму составлял (информация из сайта https://cbu.uz ):

- 1 Доллар США = 12628,05 сум (23 USD = 290 445,15 сум);

- 1 Казахстанский тенге = 28,30 сум (10 000 KZT = 283 000 сум).

Можно применить другой подход. Главное - обосновать его должным образом.

Обратите внимание!

В ситуации написано, что руководство компании отправилось в бизнес поездку, и при этом осуществляло расходы. Настоятельно рекомендуем оформить эту поездку и расходы надлежащим образом как командировку в Казахстан, посчитать нормативные и сверхнормативные расходы, посчитать и уплатить соответствующие налоги. Иначе высоки риски признания поездки осуществленной в личных интересах физлиц и обложение налогами всех осуществленных расходов.